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17, agosto de 2020

Você sabe o que é ERP? Veja para que serve e como funciona!

Se você quer melhorar o desempenho da sua empresa e torná-la mais
competitiva, precisa saber o que é ERP e para que serve este sistema.
Afinal, contar com um bom software de gerenciamento pode fazer toda a
diferença na gestão de um negócio.

Neste artigo você vai aprender o que significa ERP, o que é um sistema
ERP e para que serve, além de conhecer algumas vantagens que o uso
deste tipo de software pode gerar para o seu negócio.

O que é ERP e para que serve?

Os sistemas ERP (em inglês Enterprise Resource Planning) são a grande
aposta de empresas que estão crescendo e expandindo seus negócios. A
finalidade dele, como a própria sigla diz, é tanto gerenciar, como planejar
as ações de um negócio por meio da integração de setores e suas
informações. Com a grande competitividade do mercado e o estouro da
crise, automatizar os processos empresariais passa a ser, agora, além de
uma grande oportunidade de expansão dos negócios, uma necessidade
para manter a empresa viva.

Empresas nascem o tempo inteiro e isso não quer dizer que levarão anos
para superar as que já estão no mercado. O que influencia no seu
crescimento ou na sua falência é a capacidade de enxergar inovação onde
há dificuldade. Ao falarmos de controle, praticidade e otimização de
tempo, é impossível que não façamos uma associação à tecnologia.

Hoje em dia, o mundo respira novidade, por todo lugar que passamos,
em quase tudo que fazemos e o que vivenciamos e, por isso, utilizar as
inovações tecnológicas a favor da empresa é uma medida extremamente
inteligente. Partindo dessa ideia, se você deseja “polir” a logística da sua
organização, deve entender como funciona um sistema ERP para
pequenas e médias empresas
.

Quer aumentar a eficiência de seu empreendimento? Então, continue
lendo o nosso artigo!

Sistema ERP para pequenas e médias empresas: qual sua função?

O ERP é de grande importância para quem deseja automatizar processos
como: notas fiscais, financeiro, vendas, cadastro de clientes, estoque,
compras e relatórios em um único software. O programa tem como
objetivo central interligar dados de diferentes setores de forma simples e
prática.

Assim, os responsáveis por cada departamento contam com a facilidade
de trabalhar com dados sincronizados, em tempo real, reduzindo os
riscos de trabalho. Isso é fundamental para quem conta com uma
pequena ou média empresa.

Por meio da administração de informações, posteriormente, os setores
de uma empresa podem planejar as ações e otimizar a logística interna.
Basicamente, o ERP sincroniza todas as áreas do negócio, facilitando a
comunicação, minimizando os erros e permitindo uma organização muito
mais efetiva dos processos.

A implementação do software não se dá instantaneamente e os
benefícios vêm após todos os processos estarem bem alinhados. Apesar
disso, vale lembrar que mesmo que os benefícios sejam em longo prazo,
uma vez consolidados, são definitivos. Normalmente, o processo de
instalação de um ERP na empresa compreende alguns passos
fundamentais. Conheça alguns deles!

Sincronização de setores

Nessa fase, todas as informações relativas aos setores serão integradas.

Migração de dados

Todos os dados necessários e relativos à empresa serão depositados em
um servidor.

Treinamento de colaboradores

Os usuários do sistema serão treinados para conhecer o sistema e,
posteriormente, operar todas as ferramentas.

Verificação do sistema

Ao fim do processo, o sistema deverá ser verificado para correção de
erros e para a certificação de que as operações estão ocorrendo de
acordo com o previsto.

Quais são as vantagens de adquirir um sistema ERP?

Integrar um sistema ERP na empresa é garantia de aumento do ROI
(Retorno sobre o Investimento). Após um trabalho de adaptação do
software à empresa, os primeiros resultados começam a surgir e, com um
bom aproveitamento das funcionalidades, as vantagens serão crescentes.

Solução personalizada

O ERP é extremamente importante para pequenas e médias empresas.
Por permitir o ajuste continuado de módulos conforme necessidades da
empresa, o sistema é uma solução personalizada, que pode ser modelada
para suprir necessidades específicas dos setores e escalável para
acompanhar o crescimento dos negócios.

Essa é a grande vantagem: poder montar um sistema integrado de gestão
empresarial
 com a “cara” da empresa, com a opção de adicionar ou
descontinuar funções.

Redução de erros

Com a implantação de um software integrado, a quantidade de erros
internos será minimizada, bem como a integração entre os setores.
Sincronizando as áreas e suas respectivas informações, estratégias de
negócio podem ser criadas, fazendo com que não apenas a logística seja
aprimorada, mas também lucros e ótimos resultados finais sejam obtidos.

Controle sobre o estoque

Um empreendedor sabe o quanto é desafiador manter um estoque
eficiente de seus produtos
, seja uma loja online, seja física. Afinal, é
preciso saber quais são os produtos que têm uma menor saída e, por isso,
apenas ocupam espaço na prateleira de mercadorias que poderiam ser
melhor aproveitados.

Por outro lado, aqueles que têm maior demanda deverão ser
rapidamente reabastecidos para evitar a frustração de seus compradores.
Por meio de um software de gestão, você terá acesso tanto aos produtos
mais procurados quanto dos produtos que pouco interessam aos seus
usuários, tornando a sua reposição de estoque inteligente e mais
lucrativa para o seu empreendimento.

Ajuste continuado de funções

A alternativa de adicionar funções conforme necessidade é de extrema
importância para pequenas empresas que estão se expandindo. Se o
negócio começar oferecendo um determinado pacote de serviços, em
dado momento, provavelmente, terá a intenção oferecer mais. Isso cria a
necessidade de adição de funções (ou módulos) que controlem novos
serviços.

Entre os módulos, o empreendedor pode aplicar aqueles que fazem mais
sentido em sua atual situação, seja para:

  • administrar o faturamento;
  • organizar o setor de Recursos Humanos;
  • emitir notas fiscais;
  • gerenciar o estoque;
  • gerenciar projetos;
  • melhorar o processo de compras;
  • organizar as finanças;
  • aumentar a produção.

Sistemas que são limitados e sem flexibilidade na estrutura, causarão
transtornos futuros conforme a logística da empresa for mudando.
Utilizar um sistema que não suporte à adição de módulos, em longo
prazo, é problemático, custoso e caro.

Com a escolha do ERP para pequenas e médias empresas, o processo
logístico será consistente, abrindo espaço para a expansão do negócio.

Redução de custos

Utilizar o ERP reduz significativamente os custos de várias maneiras. Ao
adquirir uma solução integrada, por exemplo, exclui-se a necessidade de
ter um sistema para cada setor, onde além de treinamento e manutenção
fragmentada, haverá, provavelmente, transtornos com comunicação.

Além da redução de custos com aspectos funcionais, o retrabalho
diminuirá, agilizando a demanda e poupando recursos gastos na refação
de tarefas.

Praticidade

Com um sistema integrado de gestão empresarial, a comunicação e a
disseminação de informações é muito mais eficiente. Dessa maneira, se
diminui etapas e se otimiza o tempo, que possivelmente seria
desperdiçado se houvesse a necessidade de repassar informações para
sistemas diferentes.

Além da praticidade de automatizar as operações internas, utilizando um
ERP se dispensa a necessidade de oferecer diversos treinamentos
diferentes aos colaboradores, direcionando toda a capacitação a um só
sistema.

Mobilidade

Ao integrar o ERP a um módulo móvel, os usuários responsáveis poderão
acessar informações por meio de dispositivos móveis. Assim, mesmo que
você esteja longe da sua empresa, poderá utilizar o programa para
acessar os dados, ainda que não tenha acesso ao terminal padrão. A
prática é bastante eficiente para reuniões e viagens, por exemplo.

Benefícios consolidados

Para implantar uma solução que vai gerir toda a organização de uma
empresa, deve-se entender que o processo não ocorrerá instantaneamente. As necessidades da empresa deverão ser bem delineadas para que sejam atendidas corretamente.

Com um sistema ERP para pequenas e médias empresas, o aumento do
ROI será garantido e, em longo prazo, com o software consolidado, os
benefícios serão definitivos.

Controle tributário

Para manter as contas em dia, é fundamental que as empresas tenham
em mãos os valores corretos para lidar com as obrigações tributárias
impostas pelo governo. Por meio de um software de gestão, a empresa
torna o processo mais simples e prático, reduzindo os riscos de
penalidades ou multas por inconsistência de informações.

Além disso, o software conta com módulos específicos para gerar
automaticamente notas fiscais das suas vendas
, automatizando e
melhorando o seu controle nas questões fiscais.

Como funciona o ERP?

Por ser um software modular, a companhia pode utilizar a tecnologia
para consolidar informações de diferentes setores em uma única
ferramenta. Dessa forma, o programa permite que você simplifique os
processos operacionais com eficiência, qualidade e segurança nas
informações coletadas.

Para entender o processo, confira as seguintes etapas!

Três camadas de software

Um programa ERP é dividido em 3 camadas distintas:

  • código: estrutura de como o software é desenvolvido;
  • banco de dados: local onde são armazenadas as informações geradas pelos diferentes setores;
  • interface: é a parte visual do programa, onde o operador ficará encarregado de preencher os cadastros, observar gráficos e relatórios para uma análise mais eficiente.

Software modular

Para atuar em diferentes mercados, um software de gestão deve atender
às necessidades atuais da empresa a ser implementada. Para isso, um ERP
conta com a possibilidade de utilizar apenas os módulos que serão
necessários, dispensando o uso de um programa completo — portanto,
reduzindo o custo — utilizando-se apenas metade de suas
funcionalidades.

Os módulos são divididos em duas categorias:

  • departamental: onde os módulos a serem utilizados são divididos em estoque, logística, operação, contabilidade, finanças, por exemplo.
  • setorial: divide os módulos em agronegócio, manufatura, construção civil etc.

Dito isso, basta escolher as funcionalidades para atender às suas
necessidades.

Informações centralizadas

Um dos pontos a se destacar em um software ERP é a capacidade de
centralizar informações de diferentes setores em um único banco de
dados, independente do seu escopo, escala ou módulos a serem
utilizados.

Como determinar o sistema ERP ideal?

Ao procurar o sistema de ERP ideal, as prioridades organizacionais da
empresa deverão ser definidas de forma prévia. Para fazer um
levantamento das principais carências e aprimoramentos a serem feitos
nos setores, os gerentes devem ser consultados.

Se a empresa ainda não contar com uma equipe de gerentes, os
funcionários de outras áreas podem ser ouvidos pela diretoria e,
principalmente, questionados do porquê das opiniões. O preço também
deve ser levado em consideração nesse momento.

Mas quando falamos em preço, isso não quer dizer necessariamente que
se deva priorizar o menor custo, mas que nas comparações uma linha
tênue entre qualidade e valor acessível seja encontrada.

É essencial lembrar que uma solução barata pode acarretar um problema
de enormes proporções no futuro, tanto pela falta de recursos, como
pelo mau funcionamento. O sistema operacional, as opções de
funcionalidade, o design intuitivo e a flexibilidade são fatores a serem
levados em consideração na hora de escolher o sistema ideal.

Em época de crise, investir em um ERP qualificado para pequenas e
médias empresas
é o detalhe que pode fazer a diferença. Conquistar
credibilidade de mercado em tempos em que a maioria dos
empreendedores vê dificuldade é muito mais efetivo do que em qualquer
outra época. Saiba como utilizar a tecnologia a favor do seu
empreendimento, organize sua empresa e obtenha ótimos resultados.

Agora que você sabe o quanto um ERP pode ajudar a melhorar a
produtividade de uma empresa, veja a importância de se ter um software
único
 para a sua solução!

Quer saber mais sobre a ERP e também sobre a necessidade de ter um
POWER BI aí, na sua empresa? Acesse o site e lá você encontrará uma assessoria completa para tomada de decisões envolvendo as soluções em sistema de gestão. E também não esquece de nos acompanhar lá no YouTube e ficar por dentro das nossas Lives de ValorH e outros conteúdos exclusivos. Basta ativar o sininho.


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